Elektronická spisová služba ICZ e-spis® - ICZ Group

Elektronická spisová služba ICZ e-spis®

Modulární systém pro úplné pokrytí životního cyklu dokumentů dle příslušné legislativy pro oblast výkonu spisové služby.
Komfortní uživatelské prostředí s velkým množstvím automatizačních mechanismů, které usnadní uživatelům práci s dokumenty.
Dlouhodobě ověřena na trhu díky velkému množství uživatelů.

Do neveřejné části produktové podpory (Dokumentace, Novinky) se přihlásíte loginem a heslem, kterým se přihlašujete do HelpDesku ICZ.
Pokud jste náš stávající klient a přímý vstup nemáte, napište nám prostřednictvím kontaktního formuláře (níže na stránce), přidělíme Vám nové přihlašovací údaje.

0

HelpDesk pro stávající klienty:
+420 222 272 222

Aktuality

NOVINKA – Zákaznický den ICZ e-spis®

Společnost ICZ a.s. pořádá 28. listopadu zákaznický den věnovaný aplikaci spisové služby ICZ e-spis®. Akce bude probíhat od 8:00 v Kongresovém centru Vavruška v Paláci Charitas a je určena pouze stávajícím zákazníkům. Více informací včetně registračního formuláře naleznete v detailu události.

 

NOVINKA – Jmenné rejstříky 

Dne 3. října 2019 byl odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra vydán „Metodický návod k tvorbě jmenných rejstříků“, který popisuje strukturu jmenných rejstříků v kontextu všech právních předpisů. Na základě této metodiky bude, v co nejkratší možné době, vytvořena analýza, na jejímž základě budou stanoveny další kroky. O výsledcích analýzy a časovém harmonogramu následných prací, budeme zákazníky neprodleně po jejím vydání informovat.

 

Aktualizace produktové podpory na webu ICZ

Aktualizovali jsme pro Vás produktovou podporu na našem webu. Do veřejné části přidány nejčastěji kladené dotazy a informace o jednotlivých modulech včetně odpovídajících nabídkových listů. Dále zde najdete aktuální příručky a nástroje k Vámi používaným produktům.

 

Novinky týkající se jednotlivých produktových verzí obsahující technické detaily naleznete v neveřejné části produktové podpory.

Legislativa
  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [ZARCH] 
  • Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce [ZSVD]
  • NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES [eIDAS]
  • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů [ZEUAK]
  • Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“) [VSSL]
  • Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek [VISDS]
  • Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů [VAKONV]
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, věstník ministerstva vnitra čá. 57/2017 [NSESSS]

Související odkazy:

Přídavné moduly ICZ e-spis®

Ověřování a podepisování (eIDAS)

Zajišťuje ověřování, podepisování a opatřování dokumentů časovým razítkem v souladu s legislativou EU a ČR.

Dopis OnLine – Hybridní pošta

Zajišťuje komunikaci s rozhraním České pošty, které následně obstará vše ostatní – tisk dokumentu, vložení do obálky, ofrankování a odeslání na konkrétního adresáta.

Integrace MS Office

Rychlá evidence emailů a dokumentů, připojení příloh a jejich aktualizace z MS Outlook a MS Word přímo do spisové služby.

Automatizace procesů

Provádění automatických procesů na základě vytvořených strukturovaných pravidel. Vytváření procesního workflow nad dokumenty, spisy nebo ukládacími jednotkami (např. na automatické předání spisovně, vyřízení, předání oběhem).

CzechPoint @ office

Autorizovaná konverze z moci úřední přímo ve spisové službě. Konverze dokumentů z listinné do digitální podoby a naopak, včetně evidence provedených konverzí.

Tisk štítků a etiket

Tisk štítků s čárovými kódy na běžné tiskárně na arch samolepících etiket. Tisk může provádět kdokoliv z aplikace elektronické spisové služby.

Vizualizovaný elektronický podpis

Na první pohled je viditelné, kdo dokument podepsal. Je možné vybrat umístění podpisu na dokumentu a doplnit i informace o důvodu a místě podpisu.

Šablony dokumentů

Nastavení šablon pro různé typy dokumentů. Při zakládání nového nebo doručeného dokumentu pak uživatel pouze vybere konkrétní šablonu (správní řízení, dopis atd.).

Bezpečnostní kategorie

Záznam bezpečnostní kategorie v profilu objektu a řízení přístupu k elektronickým dokumentům.

REX

Přístup k základním registrům osob, obyvatel a registru územní identifikace, adres a nemovitostí v souladu s platnou legislativou. Ztotožnění adresních údajů a aktualizace subjektů v číselníku spisové služby. Propojení na rozhraní ISZR (Informační systém základních registrů).

Přesun dokumentů do Správy spisovny

Hromadné vkládání objektů do existující ukládací jednotky. Hromadné předávání objektů do Správy spisovny. Hromadné vyřízení dokumentů a automatické předání do Správy spisovny.

Automat ISDS

Automatický příjem a odeslání datové zprávy bez účasti pracovníka výpravny nebo podatelny. Odesílá zprávy i po pracovní době organizace, rozděluje datové zprávy na vybrané pracovníky a zajišťuje lepší vytížení serverů.

Práce s katastrálními úřady

Založení, úprava a rušení katastrálních údajů u dokumentu. Zadávání informací – Obec, Katastrální území, Parcela – kmen. č. a Parcela – podlomení. Lze ho provozovat ve dvou variantách. S modulem REX dochází k ověřování vůči RÚIAN.

Registratury

Využití pro proces sdílených procesů/dokumentů (např. oblast zpracování souhrnných / koordinovaných stanovisek). Vytváření strukturovaných pohledů (registratur) na objekty pocházející z organické činnosti organizace.

Otevřená integrační platforma

Nezávislé napojení na externí SW řešení (agendové systémy, ekonomické systémy apod.) pomocí standardizovaného konektoru plně v souladu s NSESSS. Předmětná platforma je garancí otevřenosti systému a tedy i ekonomicky udržitelného rozvoje informačního systému investora.

Publikace a anonymizace smluv

Anonymizace smluv před uveřejněním a dále jejich uveřejnění v ISRS. Výhodou je umístění všech uveřejněných smluv a jejich dodatků na jednom místě, přehled o jejich zveřejnění včetně potvrzení o zveřejnění smlouvy. Součástí jsou také automatické emailové notifikace.

Usnesení

Příprava materiálů do rady nebo zastupitelstva města a evidence vydaných usnesení. Řízení celého cyklu návrhu usnesení – vypracování, připomínkování, schválení, uzavření, zveřejnění.

Úkoly

Kontrola plnění úkolů, dodržování termínů plnění úkolů a průběžná kontrola. Výstupem je úkolová dokumentace a tiskové výstupy pro hodnocení pracovníků a odborů.

eDeska

Publikace (zveřejnění) dokumentů na elektronickou úřední desku a na internetové stránky úřadu nebo organizace.

Statistika časových razítek

Vytváření statistik časových razítek dle důvodu čerpání a rozpadu na jednotlivé odbory / oddělení.

Statistiky

Vytváření přehledů, zobrazení a tisk údajů souhrnnou formou. Možnost exportu do CSV souboru pro další zpracování. Různé druhy přehledů údajů – o dokumentech / spisech, o vyřizování, o vypraveních, o doručeních, o převzatých nebo předaných dokumentech, o provedených akcích s dokumenty.

Hromadné odesílání

Jednorázové odeslání velkého množství vypravení / dokumentů.

Často kladené dotazy (FAQ)

 

1. Jaké jsou výhody elektronické spisové služby ICZ e-spis?

Výhodou elektronické spisové služby ICZ e-spis je především finanční a časová úspora. Dalšími výhodami jsou komplexní evidence, oběh, vyřizování a archivace dokumentů orgánů veřejné moci, a také jednotnost evidence a přehled o oběhu a archivaci dokumentů.

2. Pro koho je určena elektronická spisová služba ICZ e-spis?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis je určena pro orgány veřejné moci (např. ministerstva, krajské úřady, větší obce a jimi zřizované příspěvkové organizace).

3. Co elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle veškeré platné legislativy.

4. Zajistí mi elektronická spisová služba ICZ e-spis skartační řízení?

Skartační řízení je součástí spisovny elektronické spisové služby ICZ e-spis. Zajišťuje komunikaci s archivem, založení skartačního návrhu, přípravu elektronického skartačního návrhu, archivní prohlídku (tzv. dožádání dokumentů), rozhodnutí archivovat / skartovat, předání archiválií do archivu a skartování dokumentů.

5. Co je to konverze dokumentů v elektronické spisové službě ICZ e-spis?

Konverze dokumentů je zajištěna přímo v elektronické spisové službě ICZ e-spis do výstupního datového formátu PDF/A-2.
Převod může být též opatřen doložkou dle par. 69a Zákona o archivnictví. Autorizovaná konverze CzechPoint znamená převod opatřený doložkou v centrální evidenci.

6. Využívá elektronická spisová služba ICZ e-spis elektronické podpisy a časová razítka?

Ano, elektronická spisová služba ICZ e-spis pracuje s elektronickými podpisy i časovými razítky.