Elektronická spisová služba ICZ e-spis®
Modulární systém pro úplné pokrytí životního cyklu dokumentů dle příslušné legislativy pro oblast výkonu spisové služby.
Komfortní uživatelské prostředí s velkým množstvím automatizačních mechanismů, které usnadní uživatelům práci s dokumenty.
Dlouhodobě ověřena na trhu díky velkému množství uživatelů.
Do neveřejné části produktové podpory (Dokumentace, Novinky) se přihlásíte loginem a heslem, kterým se přihlašujete do HelpDesku ICZ.
Pokud jste náš stávající klient a přímý vstup nemáte, napište nám prostřednictvím kontaktního formuláře (níže na stránce), přidělíme Vám nové přihlašovací údaje.
Aktuality
Odstávka služeb České pošty HKP a DOL ve dnech 19.4. – 20.4.2024
Dovolujeme si Vám připomenout, že z důvodu plánované odstávky datových center v době od 19.4.2024 od 22:00 hodin do 20.4.2024 do 04:00 hodin bude docházet k opakovaným zhruba desetiminutovým výpadkům, které budou mít dopad na celkovou nedostupnost služeb České pošty.
Děkujeme za pochopení.
Tým Postservisu
Odstávka DCC dne 13.2.2024 a dopad na provoz eSSL
Dne 13.2.2024 od 20:00 hodin do 13.2.2024 do 21:00 hodin bude provedena odstávka některých komponent systému ICZ e-spis/ ICZ e-spis LITE . V uvedeném čase nebudou dostupné funkce pro ověřování el. podpisů, el. pečetí a časových razítek, ostatní funkce eSSL nebudou odstávkou nijak dotčeny.
Děkujeme za pochopení
Tým podpory eSSL
Odstávka DCC dne 13.11. 2023 a dopad na provoz eSSL
Dne 13.11.2023 od 20:00 hodin do 13.11.2023 od 21:00 hodin bude provedena odstávka některých komponent systému ICZ e-spis/ ICZ e-spis LITE . V uvedeném čase nebudou dostupné funkce pro ověřování el. podpisů, el. pečetí a časových razítek, ostatní funkce eSSL nebudou odstávkou nijak dotčeny.
Děkujeme za pochopení.
Tým podpory eSSL
Odstávka základních registrů kategorie “C” 16.9 – 17.9. 2023
Dne 16.9.2023 od 14:00 do 17.9.2023 20:00 bude provedena odstávka produkčního prostředí systému základních registrů v rizikové skupině kategorie „C“. V uvedeném termínu nebudou dostupné základní registry v daném prostředí, tudíž nebude možné využívat ani služeb elektronické identifikace prostřednictvím národního bodu pro identifikaci a autentizaci (NIA).
Digitální a informační agentura
Service Desk Sekce správy základních registrů
Web: dia.gov.cz
https://info.identitaobcana.cz/
Odstávka služby Hybridní pošty a DopisOnline v úterý 31.ledna 2023
Vážení zákazníci,
dovolujeme si vás informovat, že s platností od 1. února 2023 dochází ke zvýšení ceny poštovného. Např. obyčejné psaní prioritní do 50g bude za 25 Kč, obyčejné psaní ekonomické do 50g za 18 Kč. Více informací najdete na stránkách České pošty. V souvislosti s úpravou ceny dojde v úterý 31.1.2023 od 13:00 do 24:00 k plánované provozní údržbě vybraných služeb Hybridní pošty a DopisOnline. Během této doby nebudou tyto služby k dispozici.
Děkujeme za pochopení.
Tým Postservisu
Odstávka služby ověřování podpisu I.CA QVerify v sobotu 11. února 2023
Dovolujeme si Vás informovat, že v sobotu 11. února v době od 8h do 11h nebude dostupná služba ověřování podpisu I.CA QVerify.
Důvodem je instalace bezpečnostních aktualizací.
Děkujeme za pochopení.
První certifikační autorita, a.s.
INFORMACE MVCR: Mimořádná vícedenní výluka ISDS 31. 12. 2022 – 02. 01. 2023
Vážení uživatelé datových schránek,
dovolujeme si Vás upozornit na mimořádnou vícedenní výluku informačního systému datových schránek (ISDS), která proběhne v termínu:
od 31. prosince 2022, 0:00 hod. do 2. ledna 2023, 23:59 hod.
Po tuto dobu nebude možné se do Vaší datové schránky přihlásit, resp. přijímat ani odesílat žádné datové zprávy. Výluka je nezbytná pro obnovu technologické infrastruktury a související migraci dat. Výluka zasáhne jak produkční, tak i testovací prostředí ISDS.
Za případné komplikace spojené s dočasným a mimořádným omezením provozu datových schránek se tímto omlouváme.
Děkujeme za pochopení,
Ministerstvo vnitra ČR
správce Informačního systému datových schránek
Výluka systému ISDS 5. 11. 2022 – 6. 11. 2022
Info od české pošty (https://www.datoveschranky.info/):
Vážení uživatelé datových schránek,
dovolujeme si Vás upozornit na výluku Informačního systému datových schránek, která proběhne o víkendu 5. 11. 2022 – 6. 11. 2022 od 12:30 do 15:00 hodin následujícího dne.
Děkujeme za pochopení.
Odstávka služby DopisOnline ze strany Postservisu
Info od české pošty (https://online.postservis.cz/?akc=aktuality ):
Vážení zákazníci,
dovolujeme si vás informovat, že s platností od 1. listopadu 2022 dochází ke zvýšení ceny poštovného u obyčejné zásilky o 1 Kč. Např. obyčejné psaní prioritní do 50 g bude za 23 Kč, obyčejné psaní ekonomické do 50 g za 16 Kč. Více informací najdete na stránkách pošty. V souvislosti s úpravou ceny dojde v pondělí 31.10.2022 od 13:00 do 24:00 k plánované provozní údržbě služby DopisOnline. Během této doby nebude služba k dispozici.
Děkujeme za pochopení.
Tým Postservisu
V aplikaci ICZ e-spis to znamená, že všechna vypravení dopisem online, která se pokusíte od 14 hodiny předat do distribuce budou stornována právě z důvodu nedostupnosti služby na straně České pošty. Doporučujeme tedy vypravení dopisem online ponechat ve složce Výpravna -> k převzetí a předat je do distribuce až následující den.
V případě nejasností kontaktujte prosím helpdesk ICZ na 222 272 222.
S pozdravem
Tým ICZ e-spis
Velkoobjemové datové zprávy (VODZ), formáty ZIP a ASiC a jejich řešení v ICZ e-spis
V závislosti na informaci o odkladu nasazení VODZ, formátů ZIP a ASiC uveřejněné dne 17. 10. 2022 na webových stránkách ISDS doplňujeme informaci ke stavu dalšího řešení na straně ESS ICZ e-spis. Předpokládáme, že požadavky na VODZ budou zohledněny ve verzi ICZ e-spis, která bude k disposici během prvního kvartálu roku 2023. O uvolnění této verze budete informováni standardním způsobem, a to prostřednictvím info mailu zasílaném na všechny klienty.
Celé sdělení ministerstva vnitra k odkladu nasazení VODZ, formátů ZIP a ASiC je k disposici zde: https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/2006.html
Děkujeme za pochopení.
Tým ICZ a.s.
Dokumentace na neveřejné části zákaznické zóny produktové podpory ICZ Share
Dobrý den,
přístup k dokumentaci na neveřejné části zákaznické zóny produktové podpory ICZ e-spis®, ICZ e-spis LITE® a ICZ DESA® (Dokumentace, Novinky, Nástroje) je plně obnoven pro uživatele ServiceDesku ICZ. Zákazníky s individuálním přístupem k dokumentaci budeme kontaktovat o změně v průběhu měsíce července.
Děkujeme za pochopení.
Tým ICZ a.s.
Vyjádření společnosti ICZ k oznámení ukončení KzMÚ API1
Vážení zákazníci využívající modul KZMU (modul CzechPoint@Office – přímá integrace s ICZ e-spis),
navazujeme na informace, které jsme Vám poskytli v počátku tohoto roku ve spojitosti se změnami – ukončením API 1 ke službě Czechpoint at office.
Níže naleznete oficiální vyjádření společnosti ICZ k problematice ukončení KzMÚ API1 a jeho náhradě aplikačním rozhraním pro automatizovanou konverzi. Vyjádření obsahuje podrobnější popis procesu náhrady a součinnosti.
Stručné shrnutí
Na současném modulu CzechPOINT@office s přímou integrací na Czech POINT (KzMÚ API1) bude provedena aplikační úprava, která zajistí přechod ze stávajícího rozhraní na nově definované rozhraní CzP. Úprava bude provedena do verze aplikace ICZ e-spis 2.37.08 a to v rámci maintenance, která bude vydána v počátku měsíce června 2022.
V případě že ještě nemáte zajištěn odběr „kvalifikovaných pečetí“, neváhejte nás obratem kontaktovat.
Veřejné vyjádření společnosti ICZ a.s. k problematice ukončení KzMÚ API1 a jeho náhradě aplikačním rozhraním pro automatizovanou konverzi ke stažení zde.
S přátelským pozdravem,
ICZ a.s.
MODUL DIGITALIZACE
Vážení zákazníci,
dovolujeme si Vás oslovit v rámci průzkumu trhu. Připravujeme vývoj nového modulu pro elektronické systémy spisové služby ICZ e-Spis® a ICZ e-Spis® LITE, určeného k úplnému převodu doručených analogových dokumentů do digitální podoby, a to pro:
- orgány veřejné moci prostřednictvím služby CzechPoint – Konverze z moci úřední a
- ostatní veřejnoprávní původce prostřednictvím převodu podle ustanovení § 69a archivního zákona.
S ohledem na skutečnost, že tento záměr vyžaduje výrazný vývoj modulu s uživatelskými (nikoli legislativními) funkcionalitami, rádi bychom v první řadě znali Váš názor na potřebnost a užitečnost modulu a také případný zájem o rozšíření Vámi provozovaného systému na platformě ICZ e-spis® právě o tento modulu a jeho funkcionality.
Podrobnější popis modulu naleznete v příloze tohoto e-mailu, přičemž, nad rámec těchto informací uvádíme, že použití modulu bude podmíněno s níže uvedenými podmínkami:
- Konkrétní verzi aplikace ICZ e-Spis®.
- Komerční serverový certifikát vydaný jednou ze tří certifikačních autorit ČR pro účely autentizace služby konverze z moci úřední.
- Implementovány kvalifikované elektronické pečetě a kvalifikovaná časová razítka.
- Integrace utility KOFAX . jar s ICZ e-spis /automatizované skenování do ICZ e-Spis®.
- Implementovaný a nakonfiguroaný modul Skenovaní a tisk štítků a opatřovat jimi doručené analogové dokumenty.
- A Zajištěn prostupu APL SRV ICZ e-Spis® na služby CzechPoint.
Dovolíme si Vás touto cestou poprosit o vaše nezávazné vyjádření zájmu či nezájmu o připravovaný modul, případně o jakýkoliv pohled na uvedené téma. Dokument je ke stažení zde.
Reakce na oznámení o ukončení KzMÚ API1
Vážení zákazníci, reagujeme na dokument Oznámení o ukončení KzMÚ API1 a jeho náhradě aplikačním rozhraním pro automatizovanou konverzi ze dne 8. ledna 2022.
Pro zachování kontinuity modulu CzechPOINT@office s přímou integrací na Czech POINT (KzMÚ API1) bude provedena aplikační úprava, která zajistí přechod ze stávajícího rozhraní na nově definované rozhraní CzP ve směru z listinné do elektronické podoby.
Nicméně s tímto přechodem a vlastnostmi nové služby jsou spojeny i požadavky na Vás, jako zákazníky.
- Jedná se především o zajištění kvalifikovaného certifikátu pro elektronickou pečeť, případně služby zajišťující pečetění (i zde je nutné zajistit, aby se jednalo o kvalifikovanou elektronickou pečeť).
- Změna rozhraní také přináší změnu ve formě doložky, která bude přebírána z Czech POINT, a rozsahu odesílaných informací – nejsou odesílány informace o uživateli provádějícího konverzi.
- Odpadá pak použití kvalifikovaného certifikátu osoby.
Potřeba registrace v JIP Czech POINT zůstává – registruje se klientská aplikace. Stejně tak zůstává potřeba mít u subjektu přiřazenou aplikační roli CzechPOINT@office s názvem „Konverze z moci úřední“ v JIP Czech POINT. Zůstává také potřeba autentizačního certifikátu – komerční serverový certifikát, nahraného ve Správě dat. (zde máte nastaveno)
Úprava je plánována tak, aby došlo k hladkému přechodu mezi jednotlivými rozhraními Czech POINT. Úpravu zahrneme do verze 2.37.xx
Na závěr jen drobná poznámka, že se jedná pouze o zrušení části KzMÚ API1 zajišťující konverzi z listinné do elektronické podoby. Část rozhraní, která umožňuje provádět konverzi z elektronické do listinné podoby zůstává. Případné zrušení, resp. náhrada této služby bude včas komunikována.
O případných dalších změnách Vás budeme informovat.
Pokud tedy výše uvedené služby využíváte, přechod by měl být bezproblémový.
S přátelským pozdravem,
ICZ a.s.
POŠTOVNÍ DATOVÉ ZPRÁVY
Změna v doručování poštovních datových zpráv
Podle změny ustanovení § 18a odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů bude od 6. února 2022 nastaveno automatické povolení příjmu Poštovních datových zpráv u všech datových schránek právnických osob, fyzických osob a podnikajících fyzických osob.
Držitelé datové schránky fyzické osoby budou mít i nadále možnost si dodávání těchto zpráv znemožnit v nastavení datové schránky, viz https://www.mojedatovaschranka.cz/portal/ISDS/nastaveni/pdz/prijem. Pokud dojde k zakázání dodávání Poštovních datových zpráv, žádná právnická osoba, podnikající fyzická osoba či fyzická osoba nebude moci posílat datové zprávy do této datové schránky.
Doručování poštovních datových zpráv fikcí
Dnem 1. ledna 2022 nabývá účinnosti novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která zavádí institut tzv. fikce doručení rovněž pro soukromoprávní komunikaci prostřednictvím datové schránky.
Dokument zaslaný fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou do datové schránky jiné fyzické, podnikající fyzické či právnické osoby tak bude podle ustanovení § 18a odst. 3 shora uvedeného zákona považován za doručený desátým dnem ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky. Dokument bude považován za doručený i v případě že se osoba, která má přístup k danému dokumentu, do datové schránky nepřihlásí. Uvedené pravidlo platí pro všechny Poštovní datové zprávy odeslané od 1. ledna 2022.
Další informace najdete např. na stránkách https://www.datoveschranky.info
Pro příjmem a odesílání datových zpráv a poštovních datových zpráv se na straně našich produktů, tj. spisová služba ICZ e-spis® a spisová služba ICZ e-spis® LITE, pracovní postupy nemění.
Vyjádření společnosti ICZ a.s. k atestacím elektronických systémů spisových služeb
Elektronické systémy spisové služby ICZ e-spis®, ICZ e-spis® LITE a systém Dlouhodobého digitálního archivu ICZ DESA vyráběné a provozované společností ICZ, a. s. jsou dlouhodobě vyvíjeny a dále rozvíjeny ve shodě se zákonnými a podzákonnými právními normami platnými v oblasti výkonu spisové služby. Tímto způsobem si dovolujeme veřejně vyjádřit, že společnost ICZ a.s. je připravena atestovat své řešení elektronického systému spisové služby, a to tak, aby všichni stávající zákazníci společnosti měli atestované verze k dispozici v termínech pro ně závazných ze zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci.
Veřejné vyjádření společnosti ICZ a.s. k atestacím elektronických systémů spisových služeb ke stažení zde.
Nová verze modulu IDT 1.0.0.11
Vážení zákazníci,
rádi bychom Vás informovali, že byla vydána nová verze modulu IDT 1.0.0.11, který je využíván v aplikaci ICZ e-spis, ICZ e-spis LITE k:
- podepisování dokumentů
- tisku čárových kódů z tiskárny štítků
- přímé editaci dokumentů
Stávající verze IDT 1.0.0.10 není od 15.12.2021 funkční z důvodu zrušení certifikátu autoritou.
Dokumentace nebyla upravena, platí tedy dokumentace pro verzi 1.0.0.8.
Verze IDT je kompatibilní s e-spis 2.34.xx a vyšší.
Problematika „Log4Shell“ a produkty ICZ e-spis, ICZ e-spis LITE a ICZ DESA
Vážení zákazníci,
S ohledem na vyjádření Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NUKIB) z 13. 12. 2021 k problematice možné zranitelnosti CVE-2021-44228, tzv. „Log4Shell“, která postihuje logovací komponentu Log4j v Java aplikacích, sdělujeme následující:
Produkty ICZ a.s., konkrétně ICZ e-spis, ICZ e-spis LITE a ICZ DESA (vč. obslužných komponent) neobsahují výše uvedenou logovací komponentu Log4j ve verzích 2.0 – 2.14.1, které jsou dle sdělení NUKIBU označeny za problematické. Zákazníkům, kteří používají aplikace ICZ e-spis, ICZ e-spis LITE a ICZ DESA, žádné nebezpečí zranitelnosti, které ze sdělení NUKIBu vyplývá, nehrozí.
Otevřená data – modul eDeska
V souvislosti s dotazy, které se týkají případných dopadů novelizace právních předpisů do aktuálního provozovaného řešení modulu ICZ e-spis Elektronická úřední deska (eDeska) jsme pro vás připravili vyjádření o plánovaném vývoji v této oblasti. Doporučujeme vám se seznámit s obsahem dokumentu „ICZ e-spis – Otevrena_data_eDESKA.pdf“, který naleznete v sekci Novinky.
Novinky týkající se jednotlivých produktových verzí obsahující technické detaily naleznete v neveřejné části produktové podpory.
Podporované webové prohlížeče
Vzhledem k množícím se dotazům na funkčnost elektronického systému spisové služby ICZ e-spis® v různých webových prohlížečích Vás informujeme o plánovaném vývoji v této oblasti. V sekci Novinky Vám doporučujeme se seznámit s obsahem dokumentu „ICZ e-spis – Podporovane_prohlizece_verze_2_36_08.pdf“.
Novinky týkající se jednotlivých produktových verzí obsahující technické detaily naleznete v neveřejné části produktové podpory.
Legislativa
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [ZARCH]
- Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce [ZSVD]
- NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES [eIDAS]
- Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů [ZEUAK]
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“) [VSSL]
- Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek [VISDS]
- Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů [VAKONV]
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, věstník ministerstva vnitra čá. 57/2017 [NSESSS]
Související odkazy:
- Ministerstvo vnitra ČR – Archivnictví a spisová služba – http://www.mvcr.cz/archivnictvi-a-spisova-sluzba.aspx
- Národní archiv ČR – https://www.nacr.cz/
- PRONOM – informace o datových formátech pro dlouhodobou archivaci – http://apps.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx
Přídavné moduly a služby ICZ e-spis®
Řízený oběh dokumentů
Modul umožňuje elektronizovat dosud opomíjené procesy „neúřední povahy“, jako jsou různé typy žádanek nebo objednávek apod.
Registratury
Poskytují možnost sdílení dokumentů a spisů nad rámce pravidel organizační struktury a také možnost spolupráce na tvorbě dokumentů napříč organizací.
CzechPoint@office (výpisy)
Jednoduchá integrace eSSL a C@Pza účelem získání čísla jednacího pro vytvářené výpisy a jejich uložení.
Statistika časových razítek
Vytváření statistik časových razítek dle důvodu čerpání a rozpadu na jednotlivé odbory / oddělení.
Digitalizace
Modul umožní orgánům veřejné moci, ale ostatním veřejnoprávním původcům, zvýšit, případně zjednodušit, proces digitalizace výkonu spisové služby.
Modul Výměny dokumentů
Výměna dokumentů umožňuje předávání dokumentů a spisů mezi samostatnými instancemi aplikace ICZ e-spis® s použitím vnitřních funkcionalit aplikace.
Šablony profilu dokumentů
Drobný, snadno spravovatelný modul sloužící pro definici přednastavených údajů při vytváření evidenčních karet dokumentů.
Hosting
Možnost provozu eSSL bez nutnosti pořízení a správy HW a SW prostředků v bezpečném prostředí datového centra ICZ.
Autentizační protokol – Kerberos
Zajištění ještě bezpečnějších přístupů k elektronickému systému spisové služby a umožnění jejich centrální správy.
Skenování a tisk čárových kódů
Sestavení komplexního procesu zpracovávání přijatých dokumentů v listinné podobě vč. označování a skenování doručených dokumentů.
Digitální známky – 2D známky
Snadné a rychlé přenášení údajů o vypravení mezi zásilkou a spisovou službou bez využití webových služeb nebo aplikačních rozhraní.
eDeska
Publikace (zveřejnění) dokumentů na elektronickou úřední desku a na internetové stránky úřadu nebo organizace.
Kvalifikovaná pečeť od I.CA
Společné řešení ICZ a.s. a I.CA a.s., které umožňuje kvalifikovaně pečetit a razítkovat.
Integrace MS Office
Rychlá evidence emailů a dokumentů, připojení příloh a jejich aktualizace z MS Outlook a MS Word přímo do spisové služby.
Dopis OnLine – Hybridní pošta
Zajišťuje komunikaci s rozhraním České pošty, které následně obstará vše ostatní – tisk dokumentu, vložení do obálky, ofrankování a odeslání na konkrétního adresáta.
Ověřování a podepisování (eIDAS)
Zajišťuje ověřování, podepisování a opatřování dokumentů časovým razítkem v souladu s legislativou EU a ČR.
Automatizace procesů
Provádění automatických procesů na základě vytvořených strukturovaných pravidel. Vytváření procesního workflow nad dokumenty, spisy nebo ukládacími jednotkami (např. na automatické předání spisovně, vyřízení, předání oběhem).
CzechPoint @ office
Autorizovaná konverze z moci úřední přímo ve spisové službě. Konverze dokumentů z listinné do digitální podoby a naopak, včetně evidence provedených konverzí.
Tisk štítků a etiket
Tisk štítků s čárovými kódy na běžné tiskárně na arch samolepících etiket. Tisk může provádět kdokoliv z aplikace elektronické spisové služby.
Vizualizovaný elektronický podpis
Na první pohled je viditelné, kdo dokument podepsal. Je možné vybrat umístění podpisu na dokumentu a doplnit i informace o důvodu a místě podpisu.
Šablony dokumentů
Nastavení šablon pro různé typy dokumentů. Při zakládání nového nebo doručeného dokumentu pak uživatel pouze vybere konkrétní šablonu (správní řízení, dopis atd.).
REX
Přístup k základním registrům osob, obyvatel a registru územní identifikace, adres a nemovitostí v souladu s platnou legislativou. Ztotožnění adresních údajů a aktualizace subjektů v číselníku spisové služby.
Přesun dokumentů do Správy spisovny
Hromadné vkládání objektů do existující ukládací jednotky. Hromadné předávání objektů do Správy spisovny. Hromadné vyřízení dokumentů a automatické předání do Správy spisovny.
Automat ISDS
Automatický příjem a odeslání datové zprávy bez účasti pracovníka výpravny nebo podatelny. Odesílá zprávy i po pracovní době organizace, rozděluje datové zprávy na vybrané pracovníky a zajišťuje lepší vytížení serverů.
Bezpečnostní kategorie
Záznam bezpečnostní kategorie v profilu objektu a řízení přístupu k elektronickým dokumentům.
Hromadné odesílání
Jednorázové odeslání velkého množství vypravení / dokumentů.
Hromadná konverzní pošta
Umožnění využívání služby České pošty – Konverzní pošta, jejíž pomocí lze zvýšit elektronizaci úřadu.
Publikace a anonymizace smluv
Anonymizace smluv před uveřejněním a dále jejich uveřejnění v ISRS. Výhodou je umístění všech uveřejněných smluv a jejich dodatků na jednom místě, přehled o jejich zveřejnění včetně potvrzení o zveřejnění smlouvy. Součástí jsou také automatické emailové notifikace.
Smlouvy
Modul Smlouvy podporuje administrativní činnosti spojené s procesem zpracování smluv uzavíraných v organizaci. Modulem je možné evidovat a zpracovávat smlouvy vyhotovované nebo doručené, a to v listinné i v elektronické podobě.
Doplněk čísla jednacího
Elektronický systém spisové služby lze rozšířit také o volitelný modul Doplněk čísla jednacího, jehož úkonem je umožnit zákazníkovi spravovat tvar čísla jednacího uvnitř organizace.
Přímá editace
Funkcionality modulu umožňují provádět úpravy komponent v nástroji MS Office přímo z prostředí spisové služby.
Statistiky
Vytváření přehledů, zobrazení a tisk údajů souhrnnou formou. Možnost exportu do CSV souboru pro další zpracování. Různé druhy přehledů údajů – o dokumentech / spisech, o vyřizování, o vypraveních, o doručeních, o převzatých nebo předaných dokumentech, o provedených akcích s dokumenty.
Usnesení
Příprava materiálů do rady nebo zastupitelstva města a evidence vydaných usnesení. Řízení celého cyklu návrhu usnesení – vypracování, připomínkování, schválení, uzavření, zveřejnění.
Úkoly
Kontrola plnění úkolů, dodržování termínů plnění úkolů a průběžná kontrola. Výstupem je úkolová dokumentace a tiskové výstupy pro hodnocení pracovníků a odborů.
Registratury
Využití pro proces sdílených procesů/dokumentů (např. oblast zpracování souhrnných / koordinovaných stanovisek). Vytváření strukturovaných pohledů (registratur) na objekty pocházející z organické činnosti organizace.
Práce s katastrálními úřady
Založení, úprava a rušení katastrálních údajů u dokumentu. Zadávání informací – Obec, Katastrální území, Parcela – kmen. č. a Parcela – podlomení. Lze ho provozovat ve dvou variantách. S modulem REX dochází k ověřování vůči RÚIAN.
Otevřená integrační platforma
Nezávislé napojení na externí SW řešení (agendové systémy, ekonomické systémy apod.) pomocí standardizovaného konektoru plně v souladu s NSESSS. Předmětná platforma je garancí otevřenosti systému a tedy i ekonomicky udržitelného rozvoje informačního systému investora.
Často kladené dotazy (FAQ)
1. Jaké jsou výhody elektronické spisové služby ICZ e-spis?
Výhodou elektronické spisové služby ICZ e-spis je především finanční a časová úspora. Dalšími výhodami jsou komplexní evidence, oběh, vyřizování a archivace dokumentů orgánů veřejné moci, a také jednotnost evidence a přehled o oběhu a archivaci dokumentů.
2. Pro koho je určena elektronická spisová služba ICZ e-spis?
Elektronická spisová služba ICZ e-spis je určena pro orgány veřejné moci (např. ministerstva, krajské úřady, větší obce a jimi zřizované příspěvkové organizace).
3. Co elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje?
Elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle veškeré platné legislativy.
4. Zajistí mi elektronická spisová služba ICZ e-spis skartační řízení?
Skartační řízení je součástí spisovny elektronické spisové služby ICZ e-spis. Zajišťuje komunikaci s archivem, založení skartačního návrhu, přípravu elektronického skartačního návrhu, archivní prohlídku (tzv. dožádání dokumentů), rozhodnutí archivovat / skartovat, předání archiválií do archivu a skartování dokumentů.
5. Co je to konverze dokumentů v elektronické spisové službě ICZ e-spis?
Konverze dokumentů je zajištěna přímo v elektronické spisové službě ICZ e-spis do výstupního datového formátu PDF/A-2.
Převod může být též opatřen doložkou dle par. 69a Zákona o archivnictví. Autorizovaná konverze CzechPoint znamená převod opatřený doložkou v centrální evidenci.
6. Využívá elektronická spisová služba ICZ e-spis elektronické podpisy a časová razítka?
Ano, elektronická spisová služba ICZ e-spis pracuje s elektronickými podpisy i časovými razítky.