Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE® - ICZ Group

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE®

Optimalizovaný systém pro pokrytí životního cyklu dokumentů určený pro menší orgány veřejné moci.
Garantuje úplný legislativní soulad s příslušnou legislativou pro oblast výkonu spisové služby.

Do neveřejné části produktové podpory (Dokumentace, Novinky) se přihlásíte loginem a heslem, kterým se přihlašujete do HelpDesku ICZ.
Pokud jste náš stávající klient a přímý vstup nemáte, napište nám prostřednictvím kontaktního formuláře (níže na stránce), přidělíme Vám nové přihlašovací údaje.

0

HelpDesk pro stávající klienty:
+420 222 272 222

Aktuality

Změny vypravení od 1. 2. 2020!

Česká pošta informovala, že ode dne 1. 2. 2020 připravuje k zavedení nový, dvourychlostní systém doručování listovních zásilek. Odesílatelé si nové budou moci zvolit, zda má být zásilka doručena prioritně (obvykle následující pracovní den), nebo si zvolí pomalejší ekonomický režim (zpravidla do druhého pracovního dne). Doručování tzv. „ob den“ bude cenově výhodné. Změna se týká jak vypravení poštou v ICZ e-spis LITE, tak vypravení pomocí služby DopisOnline (Hybridní pošta), která není v ICZ e-spis LITE podporována.

Pro zajištění uvedených služeb musí proběhnout úpravy na straně aplikace ICZ e-spis LITE. Aktuálně probíhá vývoj aplikačních úprav, testování aplikace očekáváme v průběhu následujícího týdne. Česká pošta, bohužel, rozeslala informaci o změnách až 16. 1. 2020 a dostala tím tak dodavatele elektronické spisové služby do nepříjemné situace. Nyní pracujeme s termínem uvolnění aplikačních úprav do 20. 2. 2020.

Uvedené změny České pošty, jejich dopad na systém ICZ e-spis LITE a další postup najdete po uvolnění verze v dokumentu Novinky_3_1_5_3.pdf v sekci Novinky neveřejné části zákaznické zóny. Pokud nebudete mít k dispozici verzi s aplikačními úpravami ke dni spuštění nové služby Českou poštou, poštovní archy opatřete u příslušných zásilek zkratkou “EK” (Ekonomické doručení).

Datové zprávy

Pro eliminaci problému s otevíráním datových zpráv (souborů zfo) pomocí aplikace Software602 je potřeba udržovat aktuální verzi Form Filler na PC uživatelů. V případě problémů si ze stránek SW 602 stáhněte aktualizaci Form Filleru. Nová verze ze dne 3.12.2019 obsahuje podporu nových časových razítek PostSignum TSA – TSU 7.

Aktualizace produktové podpory na webu ICZ

Aktualizovali jsme pro Vás produktovou podporu na našem webu. Do veřejné části přidány nejčastěji kladené dotazy a informace o jednotlivých modulech včetně odpovídajících nabídkových listů. Dále zde najdete aktuální příručky a nástroje k Vámi používaným produktům.

Novinky týkající se jednotlivých produktových verzí obsahující technické detaily naleznete v neveřejné části produktové podpory.

Legislativa
  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [ZARCH] 
  • Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce [ZSVD]
  • NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES [eIDAS]
  • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů [ZEUAK]
  • Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“) [VSSL]
  • Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek [VISDS]
  • Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů [VAKONV]
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, věstník ministerstva vnitra čá. 57/2017 [NSESSS]

Související odkazy:

Přídavné moduly ICZ e-spis LITE®

Modul eIDAS

Vytváření a ověřování kvalifikovaných elektronických autentizačních prostředků v souladu s nařízením eIDAS. Ověřovací knihovna EU.

Integrace na školský administrativní systém Bakaláři

Přímá obousměrná integrační vazba mezi elektronickou spisovou službou a školským administrativním systémem Bakaláři. Eliminuje povinnost duplicitního zadávání stejných dat za podmínek vyhovujících Národnímu standardu pro elektronické spisové služby.

Vzdálené pečetění I.CA

Služba umožňuje automatizované kvalifikované elektronické pečetění dokumentů bez nutnosti pořízení nákladného HSM modulu. Pro pečetění je využívána služba I.CA Remote Seal od akreditované společnosti v oblasti poskytování certifikačních služeb První certifikační autorita a.s.

Hostované řešení

Možnost implementace elektronické spisové služby na hostitelský server, kterým může být buď datové centrum společnosti ICZ nebo jiné datové nebo technologické centrum. Bez odpovědnosti za provoz, zálohování, obnovu a modernizaci HW a SW.

Automat DZ a automatická klasifikace DS

Automatické stahování datových zpráv, doručenek a automatické odesílání datových zpráv. Datovou zprávou je myšlena datová zpráva z ISDS a datová zpráva, která přijde prostřednictvím e-podatelny.

Emailové notifikace

Notifikace (upozornění) na email konkrétního uživatele o přiřazených dokumentech, vypršení termínu zpracování, o průběhu podpisového oběhu, stornu zásilky. Časové razítko navíc zajišťuje přiřazení aktuálního časového údaje.

Časové značky

Možnost opatřit dokument časovou značkou (razítkem) při podepisování. Připojuje se tedy k dokumentům, datům či elektonickému podpisu, u kterých chceme mít možnost ověřit, že v této podobě existovaly před časem uvedeným v časovém razítku.

Hromadné akce

Import datových zpráv, evidence dokumentů načtených z datových schránek, hromadné vyřízení / uzavření, hromadné odeslání do spisovny a hromadné odeslání vrácených dokumentů do spisovny.

Vizualizovaný elektronický podpis

Na první pohled je viditelné, kdo dokument podepsal. Je možné vybrat umístění podpisu na dokumentu a doplnit i informace o důvodu a místě podpisu.

Často kladené dotazy (FAQ)

 

1. Jaké jsou výhody elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE?

Výhodou elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE je její optimalizace pro menší orgány veřejné moci. Dalšími důležitými výhodami jsou její jednoduchost a komfortní uživatelské prostředí, které pomáhají ke snadnému zajištění příjmu, evidence, oběhu, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle platné legislativy. 

2. Pro koho je určena elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE je určena pro maximálně 30 uživatelů. Vhodná je pro menší obce, školy a školská zařízení, organizace zřizovaném obcemi a kraji.

3. Co elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE zabezpečuje?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE zajišťuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle veškeré platné legislativy.

4. Zajistí mi elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE skartační řízení?

Skartační řízení je součástí spisovny elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE. Zajišťuje komunikaci s archivem, založení skartačního návrhu, přípravu elektronického skartačního návrhu, archivní prohlídku (tzv. dožádání dokumentů), rozhodnutí archivovat / skartovat, předání archiválií do archivu a skartování dokumentů.

5. Využívá elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE elektronické podpisy a časová razítka?

Ano, elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE pracuje s elektronickými podpisy i časovými razítky.

6. Co znamená pojem nadřízený archiv v elektronické spisové službě ICZ e-spis LITE?

Pojem nadřízený archiv označuje místně příslušný archiv dané organizaci.