Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE® - ICZ Group

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE®

Optimalizovaný systém pro pokrytí životního cyklu dokumentů určený pro menší orgány veřejné moci.
Garantuje úplný legislativní soulad s příslušnou legislativou pro oblast výkonu spisové služby.

Do neveřejné části produktové podpory (Dokumentace, Novinky) se přihlásíte loginem a heslem, kterým se přihlašujete do HelpDesku ICZ.
Pokud jste náš stávající klient a přímý vstup nemáte, napište nám prostřednictvím kontaktního formuláře (níže na stránce), přidělíme Vám nové přihlašovací údaje.

0

HelpDesk pro stávající klienty:
+420 222 272 222

Aktuality

Vážení zákazníci,

rádi bychom Vás touto cestou informovali o nejzásadnějších novinkách spojených s elektronickým systémem spisové služby ICZ e-spis® LITE, které jsme představili v průběhu letošního roku.

Během roku 2021 bylo v rámci systém ICZ e-spis® LITE uvedeno mnoho dílčích, větších či menších, novinek a úprav, jejichž podrobnější popisy jsou k dispozici v neveřejné části webu týkající se produktové podpory pro stávající zákazníky. Vedle těchto jsem ovšem také udělali velký pokrok v oblasti nových modulů. Na základě požadavku jednoho z našich zákazníků byly pro systém ICZ e-spis® LITE vytvořeny dva nové moduly a jedna samostatná komponenta, a to podle nejoblíbenějších a nejčastěji využívaných modulů, které již jsou k dispozici pro systém ICZ e-spis®.

Modul Integrace na MS Office

Integrace je realizována formou plug-inu do produktů Outlook a Word z balíku kancelářských aplikací MS Office a slouží pro zjednodušení příjmu e-mailových podání a evidence vlastních dokumentů do aplikace ICZ e-spis® LITE na úrovni koncových uživatelů. Prostřednictvím plug-inu lze pro provádět následující operace:

  • Zaevidování emailu – příchozí pošta
  • Připojení příloh z emailu – příchozí pošta
  • Zaevidování emailu – odchozí pošta
  • Připojení příloh z emailu – odchozí pošta
  • Připojení příloh k existujícímu dokumentu – MS Word
  • Aktualizace příloh existujícího dokumentu – MS Word
  • Zaevidování dokumentu – MS Word

Modul zveřejňování smluv v ISRS

Modul je určen pro jednoduché a komfortní zveřejňování smluv v rámci registru smluv. Funkcionalita vyvolává dialogové okno s položkami jejichž prostřednictvím uživatel definuje akci, kterou chce do ISRS zaslat (publikace, modifikace, přidání přílohy a znepřístupnění), a k ní příslušná pole. Poté dojde automaticky k předání údajů do registru smluv a zároveň k vytvoření datové věty ve formátu .xml (zverejneni.xml), ve které jsou uloženy informace z formuláře Zveřejnění a která je připojena na záložku Soubory k danému dokumentu.

Anonymizér

Aplikace ICZ Anonymizér je samostatná desktopová aplikace, která umožňuje jednoduchým způsobem anonymizovat jakýkoli text souboru PDF bez ohledu na účel anonymizace, např. anonymizace smlouvy před jejím odesláním do Registru smluv. Nejčastější použití aplikace ICZ Anonymizér je společně s modulem Publikace smluv do ISRS.

Legislativa
  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů [ZARCH] 
  • Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce [ZSVD]
  • NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES [eIDAS]
  • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů [ZEUAK]
  • Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“) [VSSL]
  • Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek [VISDS]
  • Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů [VAKONV]
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, věstník ministerstva vnitra čá. 57/2017 [NSESSS]

Související odkazy:

Přídavné moduly ICZ e-spis LITE®

Modul eIDAS

Vytváření a ověřování kvalifikovaných elektronických autentizačních prostředků v souladu s nařízením eIDAS. Ověřovací knihovna EU.

Integrace na školský administrativní systém Bakaláři

Přímá obousměrná integrační vazba mezi elektronickou spisovou službou a školským administrativním systémem Bakaláři. Eliminuje povinnost duplicitního zadávání stejných dat za podmínek vyhovujících Národnímu standardu pro elektronické spisové služby.

Vzdálené pečetění I.CA

Služba umožňuje automatizované kvalifikované elektronické pečetění dokumentů bez nutnosti pořízení nákladného HSM modulu. Pro pečetění je využívána služba I.CA Remote Seal od akreditované společnosti v oblasti poskytování certifikačních služeb První certifikační autorita a.s.

Hostované řešení

Možnost implementace elektronické spisové služby na hostitelský server, kterým může být buď datové centrum společnosti ICZ nebo jiné datové nebo technologické centrum. Bez odpovědnosti za provoz, zálohování, obnovu a modernizaci HW a SW.

Automat DZ a automatická klasifikace DS

Automatické stahování datových zpráv, doručenek a automatické odesílání datových zpráv. Datovou zprávou je myšlena datová zpráva z ISDS a datová zpráva, která přijde prostřednictvím e-podatelny.

Emailové notifikace

Notifikace (upozornění) na email konkrétního uživatele o přiřazených dokumentech, vypršení termínu zpracování, o průběhu podpisového oběhu, stornu zásilky. Časové razítko navíc zajišťuje přiřazení aktuálního časového údaje.

Časové značky

Možnost opatřit dokument časovou značkou (razítkem) při podepisování. Připojuje se tedy k dokumentům, datům či elektonickému podpisu, u kterých chceme mít možnost ověřit, že v této podobě existovaly před časem uvedeným v časovém razítku.

Hromadné akce

Import datových zpráv, evidence dokumentů načtených z datových schránek, hromadné vyřízení / uzavření, hromadné odeslání do spisovny a hromadné odeslání vrácených dokumentů do spisovny.

Vizualizovaný elektronický podpis

Na první pohled je viditelné, kdo dokument podepsal. Je možné vybrat umístění podpisu na dokumentu a doplnit i informace o důvodu a místě podpisu.

Často kladené dotazy (FAQ)

 

1. Jaké jsou výhody elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE?

Výhodou elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE je její optimalizace pro menší orgány veřejné moci. Dalšími důležitými výhodami jsou její jednoduchost a komfortní uživatelské prostředí, které pomáhají ke snadnému zajištění příjmu, evidence, oběhu, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle platné legislativy. 

2. Pro koho je určena elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE je určena pro maximálně 30 uživatelů. Vhodná je pro menší obce, školy a školská zařízení, organizace zřizovaném obcemi a kraji.

3. Co elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE zabezpečuje?

Elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE zajišťuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle veškeré platné legislativy.

4. Zajistí mi elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE skartační řízení?

Skartační řízení je součástí spisovny elektronické spisové služby ICZ e-spis LITE. Zajišťuje komunikaci s archivem, založení skartačního návrhu, přípravu elektronického skartačního návrhu, archivní prohlídku (tzv. dožádání dokumentů), rozhodnutí archivovat / skartovat, předání archiválií do archivu a skartování dokumentů.

5. Využívá elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE elektronické podpisy a časová razítka?

Ano, elektronická spisová služba ICZ e-spis LITE pracuje s elektronickými podpisy i časovými razítky.

6. Co znamená pojem nadřízený archiv v elektronické spisové službě ICZ e-spis LITE?

Pojem nadřízený archiv označuje místně příslušný archiv dané organizaci.