Elektronická spisová služba ICZ e-spis®
ICZ e-spis je sw pro komplexní evidenci, oběh, správu, řízené zpracování a archivaci dokumentů v souladu se zákonnými normami a standardů na ochranu informací, efektivitu práce, průkaznost evidence, průběhu zpracování a archivaci dokumentů.
ATESTOVANÁ SPISOVÁ SLUŽBA
ICZ e-spis® je certifikovaná sw řešení s atestací Ministerstva vnitra ČR a České agentury pro standardizaci.
ICZ e-spis®
Software pro evidenci, oběh, vyřizování a archivaci dokumentů.
Elektronický systém ICZ e-spis® je komplexní platforma pro dokumentové agendy úřadu. Poskytuje jednotnou správu uživatelů i dokumentů, vazby mezi souvisejícími dokumenty i agendami, případně vazby na externí aplikace. Systém nabízí jednotný uživatelský interface, což uživatelům usnadňuje jeho ovládání a minimalizuje náklady na školení a zaučení. Řeší nejen příjem dokumentů do organizace, ale i vznik, oběh a vyřizování dokumentů v rámci organizace. Následně koordinuje jejich odesílání mimo organizaci.
Bezpečné a certifikované řešení pro elektronickou správu dokumentů
ICZ e-spis® vyřeší elektronickou spisovou službu pro každou instituci: od velkého robustního řešení pro ministerstvo, až po malý úřad. Máme již dlouholeté zkušenosti a náš produkt neustále vyvíjíme současně s aktuální legislativou. Předností sw je možnost aplikace podle individuálních potřeb každého zákazníka, modularita, široká škála doplňujících modulů, přátelské uživatelské prostředí, vysoká bezpečnost, podpora a on-line servis 24/7.
Modulární software eSSL
Řešení právě pro vaši organizaci sestavíme na míru na základě analýzy vašich potřeb. Systém ICZ e-spis® je koncipován jako modulární škálovatelné řešení, které je postaveno na moderní architektuře. Hlavní součástí systému jsou aplikace, které pokrývají dokumentové agendy typu
Spisová služba, Usnesení, Stížnosti, Smlouvy a další.
Součástí systému je také aplikace Úkoly, která umožňuje centrální evidenci úkolů bez ohledu na agendu, v níž vznikly.
K dispozici je i Workflow – systém pro řízení toku informací a Document Management – systém pro správu dokumentů.
Doplňkové moduly propojují systém s dalšími aplikacemi a zařízeními používanými na úřadech, nebo jej rozšiřují o další specifickou funkčnost. Technologické jádro obsahuje obecnou množinu funkcí využívanou aplikacemi a moduly pro práci s objekty systému.
Funkcionality ICZ e-Spis:
- Digitalizace dokumentů (třídění, indexace, přeposlání)
- Správa a oběh dokumentů (evidence, workflow, schvalovací procesy)
- Archivace dokumentů (v souladu s legislativou a zákonem)
- Časová razítka
- Elektronický podpis
- Soulad s legislativou (zákon o archivnictví, spisová služba, GDPR)
Výhody ICZ e-Spis:
- Jednotné úložiště dokumentů
- Jednotně řešená integrace s ostatními aplikacemi úřadu (např. stavební řízení, elektronická podatelna atd.)
- Jednotná správa systému a uživatelů
- Jednotná metodika nasazení systému
- Jednotné uživatelské rozhraní
- Jednotný dodavatel aplikací pro dokumentové agendy
Elektronická spisová služba pro všechny typy institucí a úřadů
Elektronický systém ICZ e-spis® je komplexní platforma pro dokumentové agendy subjektů veřejné správy. Poskytuje jednotnou správu uživatelů i dokumentů, vazby mezi souvisejícími dokumenty i agendami. Máme zkušenosti s rozsáhlou implementací pro velké instituce, zajišťující nejen pokrytí legislativních povinností elektronické spisovky, ale také propojení s ostatními systémy instituce a s navázáním externích subjektů a aplikací.
ICZ e-spis LITE je optimalizovaný systém životního cyklu dokumentů pro menší orgány veřejné moci. Garantuje úplný legislativní soulad s příslušnou legislativou pro oblast výkonu spisové služby.
Velké úřady a instituce
Robustní řešení
Malé subjekty (školy, školky, malé obecní úřady)
Máte dotaz, chcete vědět více informací?
Údaje, které nám vyplněním formuláře poskytnete, zpracováváme dle Zásady ochrany osobních údajů SKUPINY ICZ.
Často kladené dotazy (FAQ)
1. Jaké jsou výhody elektronické spisové služby ICZ e-spis?
Výhodou elektronické spisové služby ICZ e-spis je především finanční a časová úspora. Dalšími výhodami jsou komplexní evidence, oběh, vyřizování a archivace dokumentů orgánů veřejné moci, a také jednotnost evidence a přehled o oběhu a archivaci dokumentů.
2. Pro koho je určena elektronická spisová služba ICZ e-spis?
Elektronická spisová služba ICZ e-spis je určena pro orgány veřejné moci (např. ministerstva, krajské úřady, větší obce a jimi zřizované příspěvkové organizace).
3. Co elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje?
Elektronická spisová služba ICZ e-spis zabezpečuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů dle veškeré platné legislativy.
4. Zajistí mi elektronická spisová služba ICZ e-spis skartační řízení?
Skartační řízení je součástí spisovny elektronické spisové služby ICZ e-spis. Zajišťuje komunikaci s archivem, založení skartačního návrhu, přípravu elektronického skartačního návrhu, archivní prohlídku (tzv. dožádání dokumentů), rozhodnutí archivovat / skartovat, předání archiválií do archivu a skartování dokumentů.
5. Co je to konverze dokumentů v elektronické spisové službě ICZ e-spis?
Konverze dokumentů je zajištěna přímo v elektronické spisové službě ICZ e-spis do výstupního datového formátu PDF/A-2.
Převod může být též opatřen doložkou dle par. 69a Zákona o archivnictví. Autorizovaná konverze CzechPoint znamená převod opatřený doložkou v centrální evidenci.
6. Využívá elektronická spisová služba ICZ e-spis elektronické podpisy a časová razítka?
Ano, elektronická spisová služba ICZ e-spis pracuje s elektronickými podpisy i časovými razítky.
Přídavné moduly a služby ICZ e-spis®
Vizualizovaný elektronický podpis
Na první pohled je viditelné, kdo dokument podepsal. Je možné vybrat umístění podpisu na dokumentu a doplnit i informace o důvodu a místě podpisu.
Řízený oběh dokumentů
Modul umožňuje elektronizovat dosud opomíjené procesy „neúřední povahy“, jako jsou různé typy žádanek nebo objednávek apod.
Registratury
Poskytují možnost sdílení dokumentů a spisů nad rámce pravidel organizační struktury a také možnost spolupráce na tvorbě dokumentů napříč organizací.
CzechPoint@office (výpisy)
Jednoduchá integrace eSSL a C@Pza účelem získání čísla jednacího pro vytvářené výpisy a jejich uložení.
Statistika časových razítek
Vytváření statistik časových razítek dle důvodu čerpání a rozpadu na jednotlivé odbory / oddělení.
Digitalizace
Modul umožní orgánům veřejné moci, ale ostatním veřejnoprávním původcům, zvýšit, případně zjednodušit, proces digitalizace výkonu spisové služby.
Modul Výměny dokumentů
Výměna dokumentů umožňuje předávání dokumentů a spisů mezi samostatnými instancemi aplikace ICZ e-spis® s použitím vnitřních funkcionalit aplikace.
Šablony profilu dokumentů
Drobný, snadno spravovatelný modul sloužící pro definici přednastavených údajů při vytváření evidenčních karet dokumentů.
Hosting
Možnost provozu eSSL bez nutnosti pořízení a správy HW a SW prostředků v bezpečném prostředí datového centra ICZ.
Autentizační protokol – Kerberos
Zajištění ještě bezpečnějších přístupů k elektronickému systému spisové služby a umožnění jejich centrální správy.
Skenování a tisk čárových kódů
Sestavení komplexního procesu zpracovávání přijatých dokumentů v listinné podobě vč. označování a skenování doručených dokumentů.
Digitální známky – 2D známky
Snadné a rychlé přenášení údajů o vypravení mezi zásilkou a spisovou službou bez využití webových služeb nebo aplikačních rozhraní.
eDeska
Publikace (zveřejnění) dokumentů na elektronickou úřední desku a na internetové stránky úřadu nebo organizace.
Kvalifikovaná pečeť od I.CA
Společné řešení ICZ a.s. a I.CA a.s., které umožňuje kvalifikovaně pečetit a razítkovat.
Integrace MS Office
Rychlá evidence emailů a dokumentů, připojení příloh a jejich aktualizace z MS Outlook a MS Word přímo do spisové služby.
Dopis OnLine – Hybridní pošta
Zajišťuje komunikaci s rozhraním České pošty, které následně obstará vše ostatní – tisk dokumentu, vložení do obálky, ofrankování a odeslání na konkrétního adresáta.
Ověřování a podepisování (eIDAS)
Zajišťuje ověřování, podepisování a opatřování dokumentů časovým razítkem v souladu s legislativou EU a ČR.
Automatizace procesů
Provádění automatických procesů na základě vytvořených strukturovaných pravidel. Vytváření procesního workflow nad dokumenty, spisy nebo ukládacími jednotkami (např. na automatické předání spisovně, vyřízení, předání oběhem).
CzechPoint @ office
Autorizovaná konverze z moci úřední přímo ve spisové službě. Konverze dokumentů z listinné do digitální podoby a naopak, včetně evidence provedených konverzí.
Tisk štítků a etiket
Tisk štítků s čárovými kódy na běžné tiskárně na arch samolepících etiket. Tisk může provádět kdokoliv z aplikace elektronické spisové služby.
Šablony dokumentů
Nastavení šablon pro různé typy dokumentů. Při zakládání nového nebo doručeného dokumentu pak uživatel pouze vybere konkrétní šablonu (správní řízení, dopis atd.).
REX
Přístup k základním registrům osob, obyvatel a registru územní identifikace, adres a nemovitostí v souladu s platnou legislativou. Ztotožnění adresních údajů a aktualizace subjektů v číselníku spisové služby.
Přesun dokumentů do Správy spisovny
Hromadné vkládání objektů do existující ukládací jednotky. Hromadné předávání objektů do Správy spisovny. Hromadné vyřízení dokumentů a automatické předání do Správy spisovny.
Automat ISDS
Automatický příjem a odeslání datové zprávy bez účasti pracovníka výpravny nebo podatelny. Odesílá zprávy i po pracovní době organizace, rozděluje datové zprávy na vybrané pracovníky a zajišťuje lepší vytížení serverů.
Bezpečnostní kategorie
Záznam bezpečnostní kategorie v profilu objektu a řízení přístupu k elektronickým dokumentům.
Hromadné odesílání
Jednorázové odeslání velkého množství vypravení / dokumentů.
Hromadná konverzní pošta
Umožnění využívání služby České pošty – Konverzní pošta, jejíž pomocí lze zvýšit elektronizaci úřadu.
Publikace a anonymizace smluv
Anonymizace smluv před uveřejněním a dále jejich uveřejnění v ISRS. Výhodou je umístění všech uveřejněných smluv a jejich dodatků na jednom místě, přehled o jejich zveřejnění včetně potvrzení o zveřejnění smlouvy. Součástí jsou také automatické emailové notifikace.
Smlouvy
Modul Smlouvy podporuje administrativní činnosti spojené s procesem zpracování smluv uzavíraných v organizaci. Modulem je možné evidovat a zpracovávat smlouvy vyhotovované nebo doručené, a to v listinné i v elektronické podobě.
Doplněk čísla jednacího
Elektronický systém spisové služby lze rozšířit také o volitelný modul Doplněk čísla jednacího, jehož úkonem je umožnit zákazníkovi spravovat tvar čísla jednacího uvnitř organizace.
Přímá editace
Funkcionality modulu umožňují provádět úpravy komponent v nástroji MS Office přímo z prostředí spisové služby.
Statistiky
Vytváření přehledů, zobrazení a tisk údajů souhrnnou formou. Možnost exportu do CSV souboru pro další zpracování. Různé druhy přehledů údajů – o dokumentech / spisech, o vyřizování, o vypraveních, o doručeních, o převzatých nebo předaných dokumentech, o provedených akcích s dokumenty.
Usnesení
Příprava materiálů do rady nebo zastupitelstva města a evidence vydaných usnesení. Řízení celého cyklu návrhu usnesení – vypracování, připomínkování, schválení, uzavření, zveřejnění.
Úkoly
Kontrola plnění úkolů, dodržování termínů plnění úkolů a průběžná kontrola. Výstupem je úkolová dokumentace a tiskové výstupy pro hodnocení pracovníků a odborů.
Registratury
Využití pro proces sdílených procesů/dokumentů (např. oblast zpracování souhrnných / koordinovaných stanovisek). Vytváření strukturovaných pohledů (registratur) na objekty pocházející z organické činnosti organizace.
Práce s katastrálními úřady
Založení, úprava a rušení katastrálních údajů u dokumentu. Zadávání informací – Obec, Katastrální území, Parcela – kmen. č. a Parcela – podlomení. Lze ho provozovat ve dvou variantách. S modulem REX dochází k ověřování vůči RÚIAN.
Otevřená integrační platforma
Nezávislé napojení na externí SW řešení (agendové systémy, ekonomické systémy apod.) pomocí standardizovaného konektoru plně v souladu s NSESSS. Předmětná platforma je garancí otevřenosti systému a tedy i ekonomicky udržitelného rozvoje informačního systému investora.