ICZ CRZ Adapter – automatizované zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv
Zjednodušte zverejňovanie zmlúv v CRZ a automatizujte celý proces
ICZ CRZ Adapter je riešenie na automatizáciu zverejňovania zmlúv v Centrálnom registri zmlúv (CRZ). Prepája interné informačné systémy organizácie s CRZ a zabezpečuje kontrolu, prípravu, odoslanie a následnú verifikáciu zverejnených zmlúv. Riešenie je určené organizáciám, ktoré potrebujú zverejňovanie zmlúv vykonávať spoľahlivo, kontrolovane a s minimálnym podielom manuálnej práce. Automatizáciou opakujúcich sa úkonov pomáha znižovať riziko ľudskej chyby, šetriť čas zamestnancov a zvyšovať kontrolu nad procesom zverejňovania.
Automatizované zverejňovanie zmlúv v CRZ
Manuálne zverejňovanie zmlúv znamená množstvo opakovaných úkonov a zároveň riziko, že dokument nebude odoslaný v správnom formáte alebo nebude obsahovať všetky potrebné údaje a prílohy.
ICZ CRZ Adapter automatizuje proces od prijatia podkladov až po kontrolu úspešného zverejnenia v CRZ
Zmluvy môže prijímať z rôznych interných systémov, pripraviť ich na publikovanie, skontrolovať požadované náležitosti a bezpečne odoslať do Centrálneho registra zmlúv.
Menej manuálnej práce
Rutinné úkony, ktoré by inak vykonávali zamestnanci, preberá systém. Organizácia tak môže znížiť administratívnu záťaž a uvoľniť kapacity pracovníkov na činnosti s vyššou pridanou hodnotou.
Kontrola pred zverejnením
Pred odoslaním do CRZ systém kontroluje dáta a dokumenty podľa nastavených validačných pravidiel. Prípadné nedostatky je možné identifikovať a opraviť ešte pred publikovaním.
Kontrola zmlúv, dát a príloh pred publikovaním
ICZ CRZ Adapter funguje ako kontrolná vrstva medzi internými systémami organizácie a Centrálnym registrom zmlúv.
Predtým, ako dokument opustí organizáciu, môže prejsť kontrolou formátu, metadát, príloh a ďalších náležitostí potrebných na jeho úspešné zverejnenie.
Validácia formátov a údajov
Systém automaticky kontroluje správnosť formátov a dodržanie validačných pravidiel CRZ. Tým pomáha predchádzať chybám, ktoré by mohli viesť k neúspešnému zverejneniu.
Kontrola kompletnosti príloh
ICZ CRZ Adapter overuje, či sú k zmluve priložené všetky požadované dokumenty a či zodpovedajú údajom evidovaným v internom systéme.
Kontrola anonymizácie a citlivých údajov
Súčasťou kontrol môže byť aj overenie anonymizácie dokumentov s cieľom znížiť riziko zverejnenia citlivých alebo nesprávne anonymizovaných údajov.
Bezpečné schvaľovanie a riadenie procesu zverejnenia
Zverejnenie zmluvy nemusí byť izolovaným technickým úkonom. ICZ CRZ Adapter umožňuje zaradiť publikovanie do interného schvaľovacieho procesu. Pred odoslaním do CRZ môžu byť dokumenty a ich údaje skontrolované a schválené oprávnenými používateľmi.
Viacúrovňové schvaľovanie
Podľa potrieb organizácie môže byť pred publikovaním nastavené viacúrovňové schvaľovanie. Systém zároveň pracuje s aktuálnymi verziami dokumentov a pomáha zabezpečiť, aby bola publikovaná správna verzia.
Auditná stopa a úložisko dokumentov
Publikované zmluvy je možné ukladať do bezpečného úložiska, ktoré uchováva informácie o procese zverejnenia. Organizácia tak získava prehľad o tom, čo bolo odoslané, kedy k odoslaniu došlo a aký bol výsledok publikovania.
Overenie, či bola zmluva v CRZ skutočne zverejnená
Proces nekončí odoslaním zmluvy. ICZ CRZ Adapter dokáže po publikovaní vykonať automatickú kontrolu zverejnenia v Centrálnom registri zmlúv.
Verifikácia zverejnenia
Systém môže spätne overiť, či bola zmluva v CRZ úspešne publikovaná a či sa jej údaje zhodujú s informáciami v internom systéme organizácie. Takáto spätná kontrola poskytuje organizácii vyššiu istotu, že proces zverejnenia prebehol správne.
Integrácia s informačnými systémami organizácie
ICZ CRZ Adapter nie je izolovaná aplikácia. Funguje ako integračná vrstva medzi Centrálnym registrom zmlúv a interným IT prostredím organizácie.
Prepojenie s ERP, registratúrou a ďalšími systémami
Riešenie môže prijímať podklady z rôznych zdrojov, napríklad:
- ERP systémov,
- ekonomických systémov,
- registratúrnych systémov,
- dokumentových úložísk,
- ďalších interných informačných systémov.
Vďaka integrácii sa údaje nemusia opakovane manuálne zadávať a celý proces zverejňovania je možné začleniť do existujúcich pracovných postupov.
Monitoring a analýza údajov z CRZ
ICZ CRZ Adapter umožňuje pracovať s údajmi nielen pri odosielaní zmlúv do CRZ, ale aj po ich zverejnení. Organizácia tak môže získavať informácie z verejne dostupných údajov a využívať ich pri kontrole, monitoringu či analytickej práci.
Monitoring zmluvných vzťahov
Systém môže sledovať zmluvy podľa vybraných kritérií, kľúčových slov alebo partnerov. To umožňuje napríklad monitorovať zmluvné vzťahy vybraných organizácií či porovnávať zmluvné podmienky a ceny.
Automatizovaný reporting
Získané údaje je možné spracovať do prehľadov a reportov, ktoré poskytujú manažmentu podklady pre rozhodovanie, benchmarking alebo kontrolu transparentnosti.
Notifikácie zmien
Používatelia môžu byť automaticky upozornení na výskyt zmluvy obsahujúcej
sledované kľúčové slovo alebo na novú zmluvu vybraného partnera.
Využitie umelej inteligencie pri kontrole dokumentov
ICZ CRZ Adapter využíva moderné technológie rozpoznávania obrazu a obsahu aj na podporu kontroly zverejňovaných dokumentov.
AI detekcia podpisov
Systém dokáže pomocou AI analyzovať vizuálny obsah dokumentov a identifikovať prítomnosť vlastnoručných podpisov. Takáto kontrola môže upozorniť na potenciálne riziko neanonymizovaného podpisu ešte pred publikovaním dokumentu.
Inteligentná prevencia rizík
Automatizované kontroly pomáhajú identifikovať potenciálne nedostatky skôr, než dôjde k zverejneniu dokumentu. Organizácia tak získava ďalšiu kontrolnú vrstvu v procese publikovania zmlúv.
Pre koho je ICZ CRZ Adapter určený?
Riešenie je vhodné najmä pre orgány verejnej moci a organizácie, ktoré pravidelne zverejňujú zmluvy v Centrálnom registri zmlúv.
Významný prínos má najmä tam, kde:
- sa zverejňuje veľké množstvo zmlúv,
- do procesu vstupuje viac používateľov alebo oddelení,
- je potrebné prepájať CRZ s internými informačnými systémami,
- organizácia chce znížiť množstvo manuálnej práce,
- je dôležitá kontrola správnosti a kompletnosti publikovaných dokumentov,
- organizácia potrebuje mať prehľad o celom procese zverejňovania.
Hlavné výhody ICZ CRZ Adapter
- automatizované zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv,
- zníženie administratívnej záťaže,
- minimalizácia chýb spôsobených manuálnym spracovaním,
- validácia dokumentov a údajov pred zverejnením,
- kontrola kompletnosti príloh,
- podpora kontroly anonymizácie,
- AI detekcia podpisov,
- riadené interné schvaľovanie,
- bezpečné úložisko a auditná stopa,
- automatická verifikácia úspešného zverejnenia,
- integrácia s ERP, ekonomickými, registratúrnymi a ďalšími systémami,
- monitoring zmlúv a zmluvných vzťahov,
- automatizovaný reporting,
- notifikácie podľa sledovaných kritérií,
- využitie údajov z CRZ pre analytické účely.
Referencie
Správa a ukladanie dokumentov v spoločnosti Benteler
Ako cieľový systém na uloženie niekoľkých miliónov digitalizovaných dokumentov bol zvolený systém ICZ DESA v edícii Dlhodobý Dôveryhodný Archív.
Úložisko dokumentov pre mestské časti Prahy
Systém ICZ DESA bol nasadený v mestských častiach Praha 8, Praha 13, Praha 17 a Praha 21 ako cieľový systém na uloženie digitalizovaných dokumentov stavebného archívu.
Elektronická spisová služba ICZ e-spis pre Českú správu sociálneho zabezpečenia
Predmetom poskytovaných služieb bola dodávka a implementácia elektronickej spisovej služby ICZ e-spis a elektronicky riadeného obehu dokumentov.
Elektronické služby monitoringu obvinených a odsúdených osôb
Elektronické služby monitoringu obvinených a odsúdených osôb sú inovatívnou službou umožňujúcou flexibilnejšie udeľovanie alternatívnych trestov (napríklad domáce väzenie).
Automatizovaná správa registratúry v dm drogerie
Cieľom projektu v dm drogerie markt bolo automatizovať a sprehľadniť činnosti spojené so správou registratúry vybudovaním softvérovej a aplikačnej infraštruktúry na sledovanie vzniku, evidencie a správy dokumentov.
Digitalizácia papierových dokumentov v PSS, a. s.
Vďaka implementácii projektu automatického rozpoznávania papierových formulárov a následného spracovávania a správy obehu elektronických formulárov sa v Prvej stavebnej sporiteľni ročne zdigitalizujú viac ako dva milióny strán dokumentov.
STABILITA na ceste k bezpapierovej organizácii
Pre spoločnosť STABILITA ICZ Slovakia navrhla a implementovala riešenie, vďaka ktorému získali oprávnení zamestnanci zo všetkých pobočiek na Slovensku rýchly a efektívny prístup ku všetkým klientskym zmluvám a ďalším potrebným dokumentom.
Elektronický obeh písomností
V rámci organizácie Ministerstva obrany SR podporuje celý životný cyklus dokumentu od jeho vzniku, cez spracovanie až po vyradenie, príp. dlhodobú dôveryhodnú archiváciu.
Efektívna správa dokumentácie
Cieľom riešenia pre ALSTOM Power bolo umožniť efektívnu správu dokumentácie s dôrazom na integráciu s nástrojmi na jej vytváranie (MS Office a AutoCAD) a so systémom elektronickej pošty.
Poisťovňa Dôvera na ceste k bezpapierovej poisťovni
V rámci jedného zo svojich najvýznamnejších projektov implementovala ICZ Slovakia v zdravotnej poisťovni Dôvera niekoľko riešení vedúcich k elektronizácii a vytvoreniu tzv. „bezpapierovej" poisťovne.
Digitalizácia a centrálne úložisko dokumentov vo VšZP
Cieľom projektu, ktorý ICZ Slovakia realizovala vo Všeobecnej zdravotnej poisťovni (ďalej VšZP), bola prioritne implementácia centrálneho úložiska dokumentov, ktoré poskytuje webové služby pre správu dokumentov v rámci VšZP.
Efektívna správa registratúry v ZSE, a. s.
Implementáciou riešenia ICZ e-spis v spoločnosti Západoslovenská energetika, a.s. boli zautomatizované a sprehľadnené činnosti spojené so správou registratúry v troch jej divíziách.
ICZ e-spis a ePACS v NsP Prievidza so sídlom v Bojniciach
Implementované riešenie automatizuje a sprehľadňuje činnosti spojené so správou registratúry a umožňuje zabezpečenú výmenu obrazovej zdravotnej dokumentácie.
Správa registratúry v zdravotnej poisťovni Union
Nasadené riešenie ICZ e-spis zefektívňuje pracovné postupy, zjednodušuje prácu s dokumentmi a v neposlednom rade prináša poisťovni Union úsporu času a nákladov.
Na základe filtrov referencie nenájdené.