Efektívna správa registratúry v ZSE, a. s. - ICZ Group

Efektívna správa registratúry v ZSE, a. s.

  • Zadávateľ: Západoslovenská energetika, a.s.
  • Dátum realizácie: 2005 - trvá
  • Lokalita realizácie: Slovenská republika
  • Realizoval: ICZ Slovakia a. s.

Implementáciou riešenia ICZ e-spis v spoločnosti Západoslovenská energetika, a.s. (ďalej ako ZSE) boli zautomatizované a sprehľadnené činnosti spojené so správou registratúry v troch divíziách spoločnosti: Západoslovenská energetika, Energia a Distribúcia. Evidencia a vybavovanie pošty a s ňou súvisiaca dokumentácia sú teda vybavované výhradne elektronicky a vďaka centrálnemu úložisku dokumentov spätne dohľadateľné všetkými oprávnenými používateľmi v rámci príslušnej divízie.

Dokumenty doručené do ZSE sa evidujú na podateľniach v jednotlivých pobočkách, kde následne prebieha aj skenovanie záznamov. Každý skenovaný dokument je označený čiarovým kódom, ktorý vygeneruje systém po zaevidovaní dokumentu do systému správy registratúry používateľom. Následne je na základe čiarového kódu každý dokument automaticky pripojený k príslušnému registratúrnemu záznamu.

V rámci rozvoja riešenia bol systém ICZ e-spis rozšírený o viaceré aplikácie a funkcie, vďaka ktorým bol zvýšený používateľský komfort. Systém umožňuje napr. vyhľadávanie základných informácií o záznamoch v celej databáze bez ohľadu na používateľské práva či triedenie zásielok na poštovom podacom hárku podľa čiarového kódu a pod.